Hoe maak je van elke werknemer een topper?

Enthousiasme, inzet, oog voor detail, een tandje bijzetten, vooruitkijken... Tien tegen één dat deze kenmerken op jou als ondernemer of manager van toepassing zijn. Ik hoor je denken: hadden je werknemers maar een fractie van deze kenmerken. Gerard is altijd tegen, Bart klaagt continu, Janet stapt elke dag om twee vóór vijf al keurig in haar auto en Marie van de administratie is drukker met de laatste roddels dan met haar werk. En is Erik nou alweer ziek?

En dan zijn dit nog maar enkele voorbeelden die veel ondernemers en managers ongetwijfeld bekend voorkomen. Vroeg of laat zul je de confrontatie met dit soort probleemmedewerkers aangaan. En hoewel niet elk probleem 1-2-3 oplosbaar is, loont het in veel gevallen wel om er ten minste iets aan te doen. Uiteindelijk vaart de afdeling er wel bij, het bedrijf, de klant en ga zo maar door.

Handvatten
Gedragsveranderingen zijn echter niet altijd eenvoudig. Iedere werknemer is anders, iedere situatie is anders en elk probleem is anders. Toch zijn er enkele handvatten die je als manager kunnen helpen.

Wees duidelijk in wat je als manager wil
Als je als manager wil dat een werknemer beter presteert, maar je voor jezelf niet duidelijk hebt gedefinieerd wat 'goed' en 'niet goed' is, dan kun je ook niet verlangen dat je werknemer dat weet. Wellicht hebben jullie allebei een heel ander beeld van 'goed presteren'. Maak daarom duidelijk wat je van de werknemer verwacht. Gebruik daarbij de SMART-methode (zie verderop).

Meer informatie over het uitbesteden van personeelszaken Human Resources

Zie niet het individu als het probleem
Het gaat niet om de persoon zelf, maar om de problemen van die persoon. Bedenk dat niemand voor een baan kiest om te falen. Wat moet diegene anders doen om weer succesvol te zijn?

Kleine problemen worden groot wanneer je geen actie onderneemt
Collega's zien elkaar over het algemeen de hele dag en ook onbewust nemen ze eigenschappen van elkaar over. Als Janet elke dag om twee voor vijf keurig in haar auto zit en niemand daar iets van zegt, dan kan het zijn dat Bart dat op termijn ook gaat doen.

Iedereen is ergens goed in
De truc is om iemands kracht naar boven te halen. Soms kun je taken onderling herverdelen, waarbij iedereen doet waar hij goed in is. Stel dat de functie van autoverkoper voor 50% bestaat uit het daadwerkelijk verkopen van auto's en voor 50% uit administratieve handelingen. Als Kees een goede, enthousiaste verkoper is en Stefan wordt blijer van administratie, dan kun je ervoor kiezen om de verkoopfunctie te splitsen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat degene die wel goed presteert niet wordt afgestraft.

Focus niet alleen op het negatieve
Het is mens eigen om vooral te willen corrigeren wat iemand niet goed doet. Toch blijkt dat het continu richten op wat er verkeerd gaat kan zorgen voor een negatief zelfbeeld van een werknemer met alle gevolgen van dien. Het is effectiever om de goede eigenschappen te stimuleren en te erkennen. Een positief zelfbeeld zorgt voor betere prestaties en meer werkplezier.

Soms is het goed om even 'niets' te doen
Niemand is perfect en ook de meeste werknemers zullen in hun hele carrière niet altijd even constant presteren. Soms ontstaat er een 'dip' en blijven de prestaties van een werknemer achter. Wellicht is er op de werkvloer iets voorgevallen of speelt er thuis iets. Meestal is zo'n dip tijdelijk. Als de werknemer altijd goed heeft gepresteerd, gun hem dan de tijd om het op zijn eigen manier op te lossen voordat je als manager actie onderneemt. Geef wel bij de werknemer aan dat je merkt dat zijn prestaties inzakken en dat hij er iets aan moet doen, anders loop je de kans dat het probleem groter en misschien wel permanent wordt.

Duidelijke doelen stellen met de SMART-methode
Het stellen van heldere, goedomkaderde doelen is essentieel om prestaties van werknemers te verbeteren. Een van de meest gebruikte methoden hiervoor is de SMART-methode. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Actie, Realistisch en Tijd.

Specifiek
Specifieke doelen zijn nodig, omdat jij en de werknemer dan exact weten wat er van elkaar verwacht wordt. Wees ook daadwerkelijk specifiek. 'Verwerk trainingsformulieren naar tevredenheid' is dat niet. 'Verwerk ten minste 50 trainingsformulieren per dag zet ze in SAP. Per dag mogen niet meer dan drie formulieren onjuist zijn' is dat wél.

Meetbaar
Het stellen van meetbare doelen is niet altijd eenvoudig, maar wel van belang. Een open deur, maar 'meten is weten'. Voor een verkoopmedewerker kun je vastleggen dat hij dagelijks 5 acquisitiegesprekken pleegt en 3 opvolgingsgesprekken met bestaande klanten per dag heeft. Per week moet hij ten minste één offerte uitsturen. Als de verkoopmedewerker deze doelen niet haalt, dan haalt hij waarschijnlijk ook zijn verkoopdoelen niet. Zo kun je tijdig actie ondernemen.

Actie
Verzand niet in subjectieve termen als 'werk afleveren van hoge kwaliteit', 'wees pro-actief', 'bel vaker klanten op', 'verbeter je houding'. Het werkt in de praktijk vaak beter om concreet aan te geven wat een werknemer voor acties moet ondernemen om zijn doelen te bereiken. Gebruik werkwoorden: verwerk, typ, verstuur, bel, etc.

Realistisch
Wees realistisch. Stel haalbare doelen. Voorkom dat jij als manager en je werknemer gefrustreerd raken omdat uiteindelijk blijkt dat de doelen toch wel erg ambitieus waren. Als iemand normaal 2 deals per maand sluit, dan worden dat er niet opeens 50. Bouw het langzaam op en zorg ervoor dat de werknemer er zich in kan vinden en er zich aan committeert.

Tijd
Zorg dat er een tijdspad of einddatum wordt vastgelegd waarop de werknemer resultaat moet laten zien. Als een afdelingshoofd een plan moet schrijven, maar geen deadline heeft, dan kan dat in sommige gevallen erg lang gaan duren. Mensen zijn scherper en alerter wanneer er een duidelijke deadline is.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact met ons op.